Erfahrungen mit Kanban

Ich nutze Kanban nun bald 2 Jahre. Neben Personal Kanban nutzte ich diese Methode um Präsentationen vorzubereiten, Software zu entwickeln, Reisen zu planen und noch vieles mehr. Dabei konnte ich zahlreiche Erfahrungen sammeln von denen ich hier die wichtigsten vorstellen möchte.

Kanban lässt sich beliebig einsetzen

Kanban ist sehr einfach, flexibel und lässt sich schnell erklären. Damit ist es sehr gut geeignet um überall dort zum Einsatz zu kommen wo man eine Verbesserung herbeiführen will. Damit zeigt sich aber auch gleich die Grenze von Kanban. Wenn alles optimal läuft oder man keine Verbesserung erzielen will sollte man auf Kanban verzichten. In diesen Situationen ist es nur ein Zusatzaufwand der in keinem Verhältnis zum möglichen Ertrag steht.

Kanban profitiert von einer Definition of Done

Auch wenn Kanban nirgends von einer Definition of Done spricht, so ist eine gemeinsam definierte Minimalanforderung an jeden Task eine hilfreiche Sache. Dabei müssen die Anforderungen aber zum Inhalt passen. „Ist in der Versionsverwaltung eingecheckt“ funktioniert nicht für den Task „Kaffeemaschine entkalken“.

Kanban erzwingt Transparenz

Das erste heikle Problem kann bei Kanban bereits beim Visualisieren der Arbeitsabläufe auftreten. Was soll man dort modellieren? Der Ablauf nach Prozess X oder das was gelebt wird? Richtig funktionieren wird Kanban nur wenn man die gelebte Realität abbildet. Man kommt nicht umher die Diskrepanzen zwischen Soll und Ist anzugehen und zu schliessen. Kann oder will man dies nicht machen sollte man gleich ganz auf Kanban verzichten. Man erspart sich so endlose Diskussionen.

Arbeitet man im Team warten die nächsten Herausforderungen: Was macht man wenn sich die Tickets immer am gleichen Ort stauen? Wie geht man damit um das sich einzelne Mitglieder nicht beteiligen wollen?

Auch wenn dies nicht ein Kanban spezifisches Problem ist, so wird es hier doch ins Scheinwerferlicht gerückt. Die dadurch erzwungene Transparenz ist eine grosse Chance für Verbesserungen an den Stellen die wirklich einen Einfluss haben. Aber auch dies muss man wollen.

WIP-Limits helfen beim fokussieren

Die bewusste Einschränkung auf einige wenige (gleichzeitige) Arbeiten finde ich äusserst hilfreich. Macht man zu viele Dinge nebeneinander kommen zwar immer viele Tasks ein klein wenig voran – aber viel zu oft wird nichts davon wirklich fertig. Investiert man Wochen für Dinge die dann doch alle nur 90% fertig sind ist dies demotivierend.

Kanban zwingt einem mit den WIP-Limits dazu die angefangenen Arbeiten zu vollenden bevor man hinter die nächste Aufgabe geht. Natürlich kann man hier viel tricksen und hohe WIP-Limits setzen. Nur dadurch bleibt alles wie gehabt und die ganzen Arbeiten sind dann nur teure Mehrarbeit. Aus meiner Erfahrung ist es daher umso wichtiger den Fortschritt regelmässig zu prüfen und stetig an einer Verbesserung zu arbeiten – denn nur so geht es mit den wenigen Regeln von Kanban wirklich vorwärts.

Neben den WIP-Limits auch den Prozess optimieren

Für mein Personal-Kanban Board experimentiere neben den WIP-Limits auch mit dem Pro-zess. Da nur ich davon betroffen bin geht dies sehr einfach und ich habe den nötigen Spiel-raum für Veränderungen. Ich kann dies sehr empfehlen, vor allem wenn man ein nicht genauer definierbares Gefühl hat das irgendetwas an den Abläufen noch nicht so ganz passt.

Nach einigem hin und her bin ich nun wieder auf der Startversion von Leankit angekommen, allerdings mit einer zusätzlichen Spalte „this week“. Darin stehen alle Arbeiten die in dieser Woche erledigt werden müssen. Für mich ist die Unterteilung in Wochen hilfreich da ich so einen guten Kompromiss von Freiraum und Einschränkungen habe. Eine Unterteilung nach aktuellem Tag war für mich viel zu eng und bei einem Monat fehlte mir die Fokussierung.

Aufwandschätzung minimieren

Ich schätze alle Aufgaben die auf mein Kanban-Board sollen nur minimal ab und nutze dafür diese 3 Grössen:

1 für ganz kleine und schnell zu erledigende Aufgaben
2 für Aufgaben die zwischen 1-2 Stunden brauchen
3 für abendfüllende Aufgaben

Grössere Aufgaben unterteile ich bis diese in eine dieser 3 Schubladen passen. Die Idee dazu kommt vom Messen mit T-Shirt Grössen (S, M, L). Statt 1, 2 oder 3 könnte die Unterteilung auch S, M oder L sein. Da die von mir verwendete Software von Leankit allerdings nur Zah-len als Grösse unterstützt wurde es halt 1, 2 und 3.

Obwohl diese Unterteilung nur sehr Oberflächlich ist kann ich damit recht gut (oder genauer gesagt genügend genau) abschätzen bis wann meine Aufgabenliste abgearbeitet sein wird. Wie ich durch das Messen der erledigten Aufgaben herausfand ist die Schwankung der erledigten Arbeiten von Woche zu Woche deutlich grösser als die Schätzungenauigkeit. Möchte ich eine genauere Vorhersage über den Abschluss eines grösseren Arbeitspaketes haben müsste ich dementsprechend nicht bei den Schätzungen sondern am gleichmässigeren abarbeiten ansetzen.

Karten schieben alleine genügt nicht

Obwohl man bei Kanban Karten herum schiebt geht es dabei um weit mehr als nur das schie-ben dieser Karten. Die Karten repräsentieren eine Aufgabe und das herumschieben deren Be-arbeitung. Wenn die Aufgabe keinen Wert hat und nur gemacht wird damit man etwas schie-ben kann hat man das Ziel verfehlt. So ist man zwar beschäftigt, erzielt aber keinen Fortschritt und verschwendet damit nur seine Zeit.

Daher sollte man unbedingt regelmässig überprüfen ob die vorhandenen Karten wirklich noch benötigt werden. Das Backlog muss wie bei Scrum gepflegt werden. Aufgaben die sich erle-digt haben oder nicht mehr benötigt werden sind zu löschen. Also nicht einfach auf die Seite legen oder in einer anderen Liste führen, sondern wirklich unrückholbar löschen. Sollte wirk-lich einmal etwas zu früh gelöscht werden wird diese Aufgabe wieder verlangt werden.

Kanban macht die Arbeit nicht alleine

Auch wenn man Kanban einsetzt muss die Arbeit immer noch gemacht werden. Man kommt nicht daran vorbei die Tasks auch wirklich zu bearbeiten. Kanban hilft einem beim Visualisieren der Arbeitsschritte und beim fokussieren - es nimmt einem die Arbeit aber nicht ab.

Fazit

Kanban ist kein Allerheilmittel und es gibt Situationen wo der Einsatz kontraproduktiv ist. Will man aber eine Veränderung herbeiführen und glaubt an die schrittweise, inkrementelle Verbesserung ist Kanban ein sehr guter Ansatz.

Um zu starten braucht es wenig und wenn es für einen nicht stimmt kann man ohne grossen Verlust weiter machen wie bisher. Wer eine Verbesserung seiner Arbeitsorganisation möchte soll nicht zögern: Ein Blatt Papier und Post-It Zettel genügen für den Start…

Kanban Serie

Falls dieser Beitrag ihr Interesse geweckt hat sollten Sie einen Blick auf die übrigen Folgen dieser Kanban Serie werfen: