Werkzeuge für Kanban
Auch bei den Werkzeugen ist Kanban sehr flexibel. Um den Arbeitsablauf (oder Prozess) zu visualisieren benötigt man ein Kanban-Board. Wie dies auszusehen hat und wie man dies organisiert bleibt jedem selber überlassen. Was für erfahrene Anwender von Kanban sehr praktisch ist stellt Neulinge vor eine Herausforderung. Zu nutzen was für einen am besten passt ist ein gut gemeinter Ratschlag – zu Beginn fehlt einem aber die Erfahrung um damit auch etwas anfangen zu können.
Aus diesem Grund stelle ich heute 4 verschiedene Möglichkeiten für ein Kanban-Board vor, denn es muss nicht immer ein Whiteboard sein. Arbeitet man an verschiedenen Orten oder in Teams ist eine elektronische Lösung oft praktischer. Die Liste hier ist nicht abschliessend und ich würde mich über Kommentare freuen bei denen zusätzliche Möglichkeiten vorgestellt werden. Gleiches gilt für andere Werkzeuge, die einem bei den Arbeitsabläufen unterstützen können.
Minimal
Macht man Kanban nur für sich alleine und hat keine grosse Infrastruktur zur Verfügung kann man mit einer ganz minimalistischen Umgebung arbeiten. Im Grunde genügen Post-it Zettel und der eigene Schreibtisch.
So lange man nur wenige Tätigkeiten verwalten will kann man jeden Task einzeln auf einen Post-it Zettel schreiben. Was links von einem auf dem Schreibtisch klebt ist zu tun, das was man direkt vor sich hat ist in Arbeit und was rechts klebt ist erledigt. Die gleichzeitig bearbeiteten Aufgaben minimiert man in dem man bewusst nur dann eine zusätzliche Aufgabe startet wenn das gesetzte WIP-Limit noch nicht erreicht ist.
Nutzt man verschiedene Farben für unterschiedliche Prioritäten kann man recht einfach seine Arbeiten auswerten. Waren die meisten Arbeiten ganz dringende ungeplante Tätigkeiten kann man für die nächste Woche seine Erwartungen hinsichtlich dem Fortschritt der Taskliste entsprechen anpassen.
Mit dieser Minimalversion kann man einen Prozess beschreiben (bereit, in Arbeit, erledigt), eine WIP-Limite setzen und bekommt Feedback für Verbesserungen. Auswertungen müssen hier alle von Hand gemacht werden, dafür benötigt man fast keine Infrastruktur.
Whiteboard
Der Klassiker für Kanban ist ein Whiteboard und Post-it Zettel. Gibt es einen zentralen Ort der für alle Kanban-Teilnehmer gut zu erreichen ist empfiehlt sich dieser Ansatz. Die Post-it-Zettel kommen auch hier zum Einsatz, da sie sehr flexibel sind und beliebig beschrieben werden können.
Gegenüber der Minimalversion ist ein Whiteboard übersichtlicher und bietet mehr Platz. Dies ist gerade für komplexere Abläufe sehr hilfreich. WIP-Limits lassen sich für alle sichtbar oberhalb der einzelnen Spalten aufschreiben.
So lange man keinen Permanent-Marker verwendet lassen sich die Unterteilungen schnell an die neuen Gegebenheiten anpassen.
Der Arbeitsablauf ist hier wie auch bei den anderen Ansätzen immer gleich: Tasks werden am linken Rand eingefügt, schrittweise nach rechts über das Board gezogen und sind am Ende bereit für eine Archivierung.
LeanKit Kanban
Bei grösseren Teams oder wenn man immer und von überall her zugreifen will sind elektronische Kanban-Boards eine gute Wahl. LeanKit bietet eine webbasierte Lösung die für bis zu 3 Benutzer kostenlos ist.
Lean ist dabei nicht nur Teil des Herstellernamens, sondern findet sich auch im Produkt wieder. Mit sehr wenig vorarbeiten (Seite aufrufen und registrieren) ist man gleich soweit um mit Kanban zu beginnen. Standardmässig besteht das Board aus den Spalten "TODO", "DOING" und "DONE" sowie dem Backlog und dem Archiv. Neue Karten kann man über den Knopf „New Card“ erzeugen und schon ist man bereit um die Karte mit der Maus über das Board zu bewegen.
Mit gefallen an diesem Dienst die vielen einfachen Anpassungsmöglichkeiten. Die Spalten mit ihren WIP-Limits lassen sich sehr einfach verändern und neue Kategorien sind schnell erzeugt. Bei all dieser Personalisierung darf natürlich eine Auswertung nicht fehlen. Bei allen Aktionen durch die Benutzer werden im Hintergrund die Kennzahlen nachgetragen. Egal ob WIP-Limit Verstösse, Lead-Time Veränderungen oder der Arbeitsfortschritt - alles lässt sich einfach auswerten und in einem Report darstellen.
Flexilio
Wie LeanKit Kanban ist Flexilio eine Webapplikation. Obwohl beide Anwendungen ein Kanban-Board implementieren haben sie diese Aufgabe ganz unterschiedlich umgesetzt.
Bei Flexilio dreht sich alles um Projekte und (User-) Stories. Eine Story gehört zu einem Projekt und wandert vom Backlog aufs Board und nach der Bearbeitung ins Archiv. Auf dem Board kann man für jede Story beliebig viele Tasks erzeugen diese dann einzeln durchs Board bewegen.
Flexilio zeigt einem immer direkt an zu welcher Story ein Task gehört. Wenn man Story-orientiert arbeitet ist es so viel einfacher die Übersicht zu behalten als bei LeanKit. Dafür muss man bei Flexilio aber immer zuerst eine Story haben bevor man einen Task erzeugen kann.
Fazit
Bei Kanban kann man die Werkzeuge einsetzen die am besten zu den eigenen Anforderungen passen. Ob dies eine ganz minimale Implementierung, ein Whiteboard oder eine elektronische Lösung wie LeanKit oder Flexilo ist – wenn es passt soll man es verwenden.
Kanban Serie
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